Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Việc đăng ký văn phòng đại diện giúp thuận lợi cho quá trình hoạt động và tiếp xúc khách hàng. Trong phần tư vấn này, Hoàng Châu sẽ cung cấp đến Quý doanh nghiệp thủ tục thành lập văn phòng đại diện đúng theo quy định của pháp luật năm 2022.
- Thay đổi người đại diện pháp luật nhanh gọn trong ngày có kq
- Viên chức có được góp vốn vào doanh nghiệp không? Tại sao?
Một số đặc điểm của chung của văn phòng đại diện
Trước tiên, hãy cùng điểm qua một số đặc điểm nổi bật của văn phòng đại diện. Những đặc điểm này được quy định cụ thể trong Luật Doanh nghiệp 2020.
Văn phòng đại diện không được kinh doanh và phát sinh doanh thu
Theo quy định tại khoản 2, Điều 44, Luật doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Tức là văn phòng đại diện không được phát sinh doanh thu, không ký kết hợp đồng với khách hàng. Đây là một trong những dấu hiệu quan trọng để phân biệt văn phòng đại diện với các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện
Chức năng chính chủ yếu của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc. Tại đây, doanh nghiệp được phép thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Được quyền đăng ký con dấu riêng
Văn phòng đại diện có thể được đăng ký con dấu riêng. Điều này giúp thuận tiện trong quá trình hoạt động. Đồng thời, rất thích hợp trong khi không thành lập văn phòng đại diện công ty tại cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Văn phòng đại diện không thực hiện các thủ tục báo cáo thuế
Đây được xem là ưu điểm lớn nhất của việc thành lập văn phòng đại diện. Đơn vị này khi hoạt động sẽ không làm phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mở văn phòng đại diện cùng tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh, thành phố.
Vì vậy những đăng điểm trên, nhu cầu đăng ký mở văn phòng đại diện của các doanh nghiệp là khá lớn. Thấu hiểu được điều này, Hoàng Châu sẽ hướng dẫn Quý doanh nghiệp thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách tối ưu nhất.
==> Có thể bạn quan tâm: Những trường hợp nào được cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Thành lập văn phòng đại diện và những vấn đề cần lưu ý
Trước khi thực hiện đăng ký văn phòng đại diện, Quý doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện
Theo khoản 2, Điều 44, Luật doanh nghiệp 2021, văn phòng đại diện có chức năng, nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp. Đồng thời, văn phòng đại diện phải bảo vệ các lợi ích đó khi bị xâm phạm.
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại không thuộc các trường hợp không được quyền quản lý doanh nghiệp. Vấn đề này đã được quy định cụ thể tại Điều 17, Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể là:
- Cán bộ, công chức và viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức không được là người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Hạ sĩ quan, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân. Sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các đơn vị, cơ quan thuộc Công an nhân dân Việt Nam. Tuy nhiên, những người được cử làm đại diện theo ủy quyền, thực hiện việc quản lý phần vốn góp của Nhà nước trong doanh nghiệp có thể loại trừ.
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ công tác trong doanh nghiệp nhà nước. Không bao gồm những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp.
- Người chưa có độ tuổi thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi. Hoặc người bị mất năng lực hành vi dân sự cũng không được là người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Tổ chức không có tư cách pháp nhân.
- Người là đối tượng đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Hoặc đang chấp hành hình phạt tù, chấp hành quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc. Hoặc đối tượng đang bị cấm hành nghề kinh doanh. Đối tượng bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm làm công việc nhất định liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản và phòng chống tham nhũng.
Tên của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp và phải cụm từ “Văn phòng đại diện” kèm theo. Tên của văn phòng đại diện bắt buộc phải được thể hiện bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt. Có thể sử dụng các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Địa chỉ đặt văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có thể được đặt ở cùng tỉnh/thành phố hoặc khác tỉnh/thành phố với doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù cùng tỉnh hay khác tỉnh thì địa chỉ văn phòng đại diện phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Địa chỉ được xác định 4 cấp. Bao gồm:
- Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường, thôn, xóm, ấp.
- Xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Số điện thoại, số fax và thư điện tử. Trong đó ít nhất phải có số điện thoại.
- Không được sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở để làm địa chỉ văn phòng đại diện. Trừ trường hợp đặt văn phòng đại diện tại các tầng có chức năng kinh doanh, dịch vụ tại các tòa nhà chung cư hỗn hợp thương mại, dịch vụ, chung cư. Để thực hiện điều này, cần phải xuất trình tài liệu chứng minh lúc đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP, những hành vi cố tình kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả như: buộc đăng ký thay đổi và thông báo lại các thông tin doanh nghiệp đã kê khai không trung thực, không chính xác.
Bên cạnh đó, địa chỉ để đặt văn phòng đại diện cần có giấy chứng minh quyền sở hữu. Có thể là giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà, hợp đồng thuê văn phòng, CMND của chủ nhà hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cho thuê bất động sản vv …
==> Có thể bạn quan tâm: Chi phí + dịch vụ mở phòng khám tư có Bác sĩ nước ngoài
Trình tự thành lập văn phòng đại diện
Để đăng ký mở văn phòng đại diện, Quý doanh nghiệp cần thực hiện các trình tự và thủ tục sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch, đầu tư nơi dự kiến đặt văn phòng diện.
Quý doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch, đầu tư nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện của công ty. Hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Việc cấp giấy chứng nhận được thực hiện trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chuyên viên tiếp nhận sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo quy định.
Lệ phí nhà nước: 100.000đ/ VPĐD
Bước 2: Hoàn tất các thủ tục liên quan sau khi mở văn phòng đại diện
Đăng ký văn phòng đại diện của công ty được xem là hoạt động đăng ký kinh doanh mới. Vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp phải hoàn tất những thủ tục liên quan như:
- Thực hiện công bố nội dung đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty trên Cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép.
- Thực hiện khắc con dấu riêng cho văn phòng đại diện nếu cần.
- Thực hiện treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện của công ty. Nếu chậm trễ, văn phòng đại diện của doanh nghiệp vi phạm sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng hoặc bị buộc ngừng hoạt động.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Quý doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ sau để đăng ký văn phòng đại diện:
- Thông mở văn phòng đại diện theo quy định.
- Quyết định mở văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên; của Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần hoặc của các thành viên công ty hợp doanh. Lưu ý, quyết định đăng ký văn phòng đại diện phải được lập thành văn bản.
- Biên bản họp về vấn đề thành lập văn phòng đại diện công ty. Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần chuẩn bị loại biên bản này.
- Văn bản quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy tờ ủy quyền cho người thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện
Số lượng hồ sơ: 1 (một) bộ
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của luật Hoàng Châu
Với đội ngũ luật sư dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý mở văn phòng đại diện uy tín, chất lượng và nhanh chóng. Vì sao nên chọn Hoàng Châu cho dịch vụ pháp lý thành lập văn phòng đại diện công ty:
- Đội ngũ luật sư tư vấn tận tâm, nhiệt tình. Luôn giải đáp và giải quyết các khó khăn về pháp lý của doanh nghiệp.
- Quy trình thực hiện dịch vụ rõ ràng, minh bạch, giá cả hợp lý.
- Hoàng Châu hỗ trợ một cách tối ưu các vấn đề về: in ấn, công chứng và đi lại. Khách hàng chỉ cần cung cấp các giấy tờ cần thiết, Hoàng Châu sẽ thực hiện luôn cả việc giao nhận hồ sơ cho khách hàng.
- Lợi ích khách hàng luôn Hoàng Châu được đặt lên hàng đầu.
Với đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn cao và kinh nghiệm của hoạt động của mình, Hoàng Châu là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng, chuyên nghiệp, uy tín tại Hà Nội.
dichvuthanhlapcongtytrongoi.com
